Die EU stellt ihre Regeln zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (AML/CFT) neu auf. Ab dem 10. Juli 2027 greifen EU-weit harmonisierte Vorgaben, flankiert durch die neue EU-Behörde AMLA, die Standards entwickeln, für vergleichbarere Aufsicht sorgen und die Zusammenarbeit der zuständigen Stellen verbessern soll. Für die Coworking-Branche ist das keine „neue Baustelle“, sondern vor allem eines: eine Verschärfung und Vereinheitlichung dessen, was in vielen Konstellationen schon heute gilt.
Denn: Coworking Spaces, die neben klassischen Desk-Produkten auch Leistungen wie Geschäftsadresse, Virtual Office, Postannahme/-weiterleitung oder eine stärker ausgeprägte Bürovermietung anbieten, bewegen sich häufig bereits jetzt in einem Bereich, der geldwäscherechtliche Pflichten auslösen kann. Das Geldwäschegesetz ist damit für einen Teil der Branche schon heute relevant. Neu ist, dass der europäische Rahmen diese Anforderungen stärker vereinheitlichen und die Erwartungen an Prüfung, Dokumentation und laufende Kontrolle in der Praxis erhöhen wird. Gleichzeitig ist davon auszugehen, dass sich die Aufsicht in den Mitgliedstaaten stärker an gemeinsamen Methoden und Standards orientiert. Für Betreiber bedeutet das: weniger Interpretationsspielraum, mehr Erwartungsdruck, mehr Konsequenz in der Umsetzung.
Besonders deutlich wird das bei Angeboten, die ohne tägliche physische Präsenz funktionieren und nach außen eine gewisse „Substanz“ erzeugen. Dazu zählen vor allem Virtual Office- und Adressleistungen, Postservices sowie ergänzende „Company Services“, wie sie in der Praxis häufig rund um Gründung, Verwaltung oder die Organisation von Unternehmensstrukturen entstehen. Diese Produkte sind für viele seriöse Kunden absolut legitim und für viele Spaces ein wichtiger Umsatztreiber. Gleichzeitig gelten sie seit Jahren als potenziell missbrauchsanfällig, weil sie bei falscher Nutzung zur Verschleierung von Eigentümerstrukturen oder zur Errichtung von Scheinkonstruktionen beitragen können. Genau deshalb ist Geldwäscheprävention in diesem Segment nicht optional, sondern Teil professioneller Betriebsführung.
Hinzu kommt die Bürovermietung – ein Case, der in Coworking Spaces längst zum Standard geworden ist. Wer abschließbare Büros, projektbezogene Flächen oder Corporate Hubs anbietet, hat es häufiger mit höheren Vertragsvolumina, längeren Laufzeiten und komplexeren Kundensituationen zu tun. In solchen Fällen steigen die Anforderungen an Identifikation, Plausibilitätsprüfung und Dokumentation in der Praxis deutlich. Selbst wenn die konkrete Einordnung immer von der Ausgestaltung des Angebots abhängt, gilt für Betreiber als Faustregel: Je stärker Dein Modell in Richtung „Büro/Office-as-a-Service“ mit Firmenkunden, höherem Umsatz und struktureller Komplexität geht, desto wichtiger ist ein sauberer, nachvollziehbarer GWG-konformer Prozess.
Verschärfung der Regeln zur Geldwäsche-Prävention
Das EU-AML-Paket ändert also nicht die Grundlogik, sondern verschärft die Rahmenbedingungen: Es wird wichtiger, dass Prozesse nicht nur „irgendwie existieren“, sondern im Alltag belastbar funktionieren. Banken, Steuerberater, Notare und größere Unternehmenskunden werden häufiger und konsequenter Nachweise einfordern – etwa zur Identität der handelnden Personen, zur Firma, zu wirtschaftlich Berechtigten und zur Plausibilität von Strukturen. Wer hier vorbereitet ist, beschleunigt Onboardings, reduziert Rückfragen, schützt das Team am Frontdesk und senkt das Risiko, selbst in Prüf- oder Verdachtskonstellationen hineingezogen zu werden.
Was heißt das konkret für Deinen Space? Entscheidend ist ein pragmatisches Mindest-Set an Ordnung: eine klare Risiko-Einschätzung für die eigenen Produkte, ein definierter Standard für KYC/Legitimation bei risikorelevanten Leistungen und ein interner Eskalationsweg für Auffälligkeiten. Es geht nicht darum, Ermittlungsarbeit zu leisten. Es geht darum, verlässlich zu erkennen, wann etwas nicht passt, und dann strukturiert zu reagieren.
Ein sinnvoller Einstieg ist ein kurzer Angebots- und Risiko-Check im Team. Welche Produkte bieten wir an, bei welchen Produkten kann ein Kunde „Substanz“ kaufen, ohne wirklich vor Ort zu sein, und welche Kundengruppen bedienen wir damit? Daraus lässt sich eine einfache Einordnung ableiten. Typischerweise sind Flexdesk- und Community-Produkte geringer risikobehaftet als Adress- und Postservices oder höherwertige Bürovermietung. Für die risikorelevanten Leistungen sollte es eine schlanke Identitäts- und Plausibilitätsprüfung geben – bei Bürovermietung oft etwas intensiver, bei Virtual Office/Adresse besonders konsequent, weil hier die Außenwirkung einer Geschäftsadresse im Zentrum steht.
Ebenso wichtig ist ein klares Ampelsystem für Warnsignale. Wenn Standardnachweise verweigert werden, ungewöhnlicher Zeitdruck aufgebaut wird, Ansprechpartner häufig wechseln, Zahlungen über Dritte erfolgen sollen oder Strukturen auf den ersten Blick nicht plausibel wirken, braucht es ein einfaches Prinzip: kurz stoppen, intern eskalieren, dokumentieren, entscheiden. Das schützt den Space und verhindert, dass Mitarbeitende am Empfang Entscheidungen „aus dem Bauch“ treffen müssen.
Geldwäsche-Webinar beim BVCS
Der Bundesverband Coworking Spaces Deutschland begleitet Betreiber bei diesem Thema bereits heute. Im Fortbildungsangebot des Verbands finden sich entsprechende Webinare, die praxisnah vermitteln, wie Geldwäscheprävention im Coworking-Kontext umgesetzt werden kann – von Grundlagen über typische Risikokonstellationen bis hin zu Prozessen, die im Tagesgeschäft funktionieren. Wer Virtual Office, Geschäftsadresse oder Bürovermietung anbietet, sollte diese Angebote aktiv nutzen, um die eigenen Abläufe zu prüfen, das Team zu sensibilisieren und die Dokumentation sauber aufzustellen.
Zum Abschluss eine kompakte Checkliste, mit der Du das Thema in Deinem Space strukturiert angehen kannst.
Geldwäsche-Prävention – Checkliste
Heute starten
- Produktcheck: Welche Angebote sind GWG-relevant (Virtual Office/Geschäftsadresse/Postservice/Bürovermietung)?
- Risiko-Einordnung je Produkt definieren (bei Bürovermietung i. d. R. intensiver als bei Flexdesk)
- Minimum-KYC je Produkt festlegen (welche Nachweise, wann, durch wen geprüft)
- Red Flags definieren (Ampelsystem)
- Verantwortliche Person benennen
- Prozess „Stopp & Eskalation“ dokumentieren
In 30 Tagen
- Vertrags-/AGB-Text prüfen/ergänzen (Nachweisanforderung, Mitwirkungspflicht, Sperrung/Kündigung bei Falschangaben)
- Ablage + Löschroutine definieren (Zugriffsrechte, Datenschutz, Aufbewahrung)
- Team-Briefing (30–45 Minuten) inkl. typischer Fälle aus dem eigenen Alltag
- Passendes BVCS-Fortbildungsangebot einplanen (für Betreiber und Team)
In 90 Tagen
- Testlauf: 5 echte Onboardings (Virtual Office/Bürovermietung) durchspielen und dokumentieren
- Prozess vereinfachen, wo er klemmt
- Regelmäßige Überprüfung im Kalender eintragen (2× pro Jahr)
FAQ – Geldwäsche und AMLA
Was ist AMLA?
AMLA ist die neue EU-Behörde zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Sie entwickelt Standards und fördert einheitlichere Aufsichtsmethoden in der EU.
Ab wann gelten die neuen EU-Regeln?
Die harmonisierten EU-Vorgaben gelten ab dem 10. Juli 2027.
Sind Coworking Spaces vom Geldwäschegesetz betroffen?
Viele Coworking Spaces sind bereits heute betroffen, wenn sie Produkte wie Virtual Office, Geschäftsadresse, Postservice oder bestimmte Formen der Bürovermietung anbieten. Entscheidend ist die konkrete Ausgestaltung des Angebots.
Warum ist Virtual Office besonders sensibel?
Weil eine Geschäftsadresse und Postservices missbraucht werden können, um Identitäten und Strukturen zu verschleiern. Daher sind saubere Identitäts- und Plausibilitätsprüfungen wichtig.
Was sollte ich als Betreiber jetzt konkret tun?
Starte mit einem Produkt- und Risiko-Check, definiere Mindestnachweise für risikorelevante Produkte, arbeite mit Red Flags und etabliere einen klaren Eskalationsprozess im Team.